A gestão de processos é indispensável para as empresas que buscam otimizar suas operações e alinhar atividades às metas estratégicas. 

Em um cenário onde a tecnologia e a competitividade avançam a passos largos, as organizações precisam integrar essa gestão na rotina das equipes para se destacarem, já que ela permite que os escritórios se adaptem de forma rápida às mudanças do mercado ao mapear, controlar, padronizar e aperfeiçoar o fluxo de tarefas, derrubando muros e proporcionando um ambiente mais ágil e colaborativo.

Quer saber mais sobre como implantar uma gestão de processos eficiente no seu escritório para alcançar resultados significativos? Continue com a leitura do artigo!

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é considerada uma disciplina cujo propósito é mapear, controlar e aprimorar de maneira contínua o fluxo de atividades de uma empresa.

De acordo com Hammer e Champy (1994), processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica visando produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes.

Em vista disso, a gestão de processos é obrigatória para derrubar barreiras e alinhar as operações do negócio às suas metas, evitando falhas e fazendo com que diferentes áreas do escritório colaborem para garantir ganhos não só para a organização em si, mas também para os clientes.

Um escritório de contabilidade, por exemplo, tem que lidar com diversos clientes que precisam enviar declarações do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF) dentro do prazo. Sem uma gestão de processos eficiente, atrasos e documentos incompletos são problemas que podem resultar em multas e danos à reputação da empresa.

Qual a importância da gestão ágil de processos?

Considerando que o mercado está em constante transformação, principalmente no que diz respeito à tecnologia, as empresas precisam dançar conforme a música e se desapegar da maneira tradicional de fazer as coisas. E o papel da gestão de processos é auxiliar a organização no enquadramento das novas exigências do mercado.

Sendo assim, os benefícios da gestão ágil de processos impactam positivamente tanto a cultura organizacional quanto o rendimento do negócio. Confira alguns deles:

Redução de custos 

A redução de custos operacionais detecta e combate desperdícios de recursos e ineficiências por meio da otimização de fluxos de trabalho, diminuindo o tempo gasto em atividades ao padronizar tarefas e minimizando retrabalhos provenientes de erros. 

Logo, a qualidade dos produtos ou serviços entregues não é comprometida devido a essa automação e organização de processos eficientes que contribui para economias consideráveis, resultando na redução de custos desnecessários.

Maior eficiência operacional

Ao passo que os processos são desenhados de forma estruturada, as equipes de todos os setores conseguem em harmonia aumentar a produtividade e melhorar a qualidade da entrega, executando tarefas de modo mais ágil, alinhadas às metas globais da organização. Além disso, a gestão de processos proporciona mais tempo para os gestores e colaboradores poderem focar em ações relevantes. 

Maior controle de indicadores de desempenho

Outro principal benefício da gestão ágil de processos é a possibilidade de monitorar o andamento das operações. Essa ação, quando gerida e revisada regularmente, auxilia os gestores a analisarem os resultados da operação de forma individual ou geral. Isso torna o desempenho do time, a eficiência das tarefas e os resultados ainda mais transparentes, possibilitando correções contínuas para o sucesso da empresa.

O que é BPM?

BPM que é a sigla em inglês para business process management é a disciplina que envolve métodos para organizar, analisar e aperfeiçoar os processos organizacionais, enquanto o BPMS ou Business Process Management System é uma solução tecnológica proveniente do BPM.

Muitas pessoas confundem esses dois termos, apesar de serem complementares. O objetivo do BPM é compreender todos os processos existentes na teia de produção organizacional, sendo uma abordagem que impulsiona a gestão de processos dentro da empresa.

Portanto, o BPM não é um conjunto de softwares de gestão de processos de negócios, mas sim o BPMS que permite a automatização de processos em todas as suas etapas de forma integrada, funcionando como uma ferramenta que interliga diferentes sistemas e pessoas envolvidas nos processos da empresa.

Como funciona a gestão de processos?

Entender como funciona a gestão de processos antes de sua implementação é de extrema importância para alcançar resultados constantes. Ela abraça a organização de forma abrangente, indo além de atividades isoladas. Confira a seguir algumas de suas características:

Modelagem 

A modelagem é o redesenho gráfico dos fluxos de trabalho e dos processos com representação visual de todas as etapas por meio de diagramas ou fluxogramas, ajudando as equipes a criarem um retrato detalhado do processo visando a situação atual e ideal, reconhecendo onde estão os gargalos e possíveis ineficiências para fazerem os ajustes necessários. Uma cultura flexível facilita a aplicação dessas mudanças, evitando a resistência dos colaboradores.

Documentação

É necessário que todos os processos estejam registrados para que informações importantes sejam preservadas, evitando que apenas determinado colaborador tenha acesso ou saiba como executar as tarefas. Assim, um novo colaborador consegue se integrar rapidamente aos processos da empresa, caso o antigo troque de função, por exemplo, já que esse registro serve como um guia, assegurando que todos atuem conforme os mesmos padrões e procedimentos.

Sistematização

Lembre-se que a gestão de processos é um sistema, isso significa transformar os processos em uma estrutura padronizada, previsível e replicável que funciona tanto para vencer os desafios atuais quanto para atender às necessidades futuras. Pense na desordem que seria cada pessoa executando uma atividade como bem entender, isso certamente comprometeria a qualidade das entregas. 

Monitoramento

O monitoramento, quando feito de forma regular com o uso de indicadores de desempenho (KPIs), ajuda no acompanhamento contínuo do desempenho dos processos para garantir que os mesmos sejam executados conforme o esperado. Essa prática fornece métricas relevantes que identificam problemas e permitem ajustes embasados em decisões estratégicas alinhadas às metas da empresa.

Entrega de valor

O objetivo final de cada processo deve ser a entrega de valor, seja para a empresa, aos produtos ou serviços da marca. A prioridade dessa característica é garantir que os esforços organizacionais estejam alinhados com as necessidades e metas estratégicas, proporcionando satisfação e fidelidade.

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Como implantar uma gestão de processos?

Até aqui você já entendeu o conceito de gestão de processos tradicional e o seu impacto positivo em uma empresa. Vamos listar agora as etapas necessárias para implementá-la de forma eficiente no seu negócio.

1- Planejamento 

Antes de qualquer coisa, é importante conhecer a empresa. Faça um diagnóstico completo a respeito das ações praticadas atualmente, quais são os pontos de melhorias e em seguida planeje como será o novo processo baseado em metas específicas.

2 – Modelagem e simulação 

Nessa segunda fase, é necessário que a sua equipe remodele os processos já existentes, ou modele novos, se for o caso. Por meio de fluxogramas de processos, por exemplo, é possível fazer uma simulação para testar e validar se o planejamento funcionará na prática e de que maneira os colaboradores irão responder à nova rotina.

3 – Implementação

Inicia-se agora a etapa da implementação. Lembre-se não só de comunicar os colaboradores sobre os novos processos, mas principalmente capacitá-los com treinamentos ou palestras que justifiquem as mudanças e expliquem a responsabilidade de cada um na operação.

4 – Monitoramento e controle

Dados coletados com base nas métricas e KPIs definidos devem ser avaliados para concluir se os novos processos estão realmente sendo eficientes, comparando os resultados obtidos com os anteriores à implementação e os planejados para essa nova fase.

5 – Melhorias

Para aprimorar as operações, tenha em mente que ajustes regulares são necessários, já que a gestão de processos não termina por aqui, muito pelo contrário, ela é uma análise de melhoria contínua. 

Tecnologia na gestão de processos

O uso da tecnologia na gestão de processos oferece vários benefícios que contribuem para o aumento da eficiência operacional, redução de custos e aperfeiçoamento na qualidade dos serviços ou produtos do negócio. 

E a BeePlus é uma solução tecnológica preparada para auxiliar empresas a superarem desafios e obterem os melhores resultados na gestão ágil de processos e equipes. 

Interface intuitiva e metodologias ágeis

A BeePlus utiliza uma interface simples e métodos ágeis como o Mosaic, feito especialmente para facilitar a gestão de equipes e serviços, na qual garante a organização de fluxos de trabalho fornecendo total visibilidade das informações sobre desempenho, qualidade e velocidade de maneira ampla ou focada nas demandas. 

O Mosaic é uma metodologia exclusiva BeePlus e por meio dela o seu negócio não só ganha em desempenho, mas também em tranquilidade.

Automação e otimização de processos

A plataforma elimina tarefas manuais e permite o monitoramento em tempo real. Isso aprimora a eficiência, reduz custos e evita erros que podem comprometer resultados.

Colaboração integrada

A BeePlus promove a comunicação entre equipes e departamentos, criando um ambiente de trabalho colaborativo. Desse modo, a produtividade aumenta e a experiência do cliente é aperfeiçoada.

Flexibilidade e feedback

A plataforma se adapta às necessidades dos usuários e permite ajustes rápidos, garantindo maior flexibilidade nas entregas e promovendo a melhoria contínua.

Conclusão

A gestão de processos é essencial para empresas que pretendem crescer e se destacar em um mercado competitivo. Ela permite otimizar processos, engajar equipes e entregar resultados superiores aos clientes.

Porém, essa jornada só será bem-sucedida com a escolha das ferramentas certas. E a BeePlus se apresenta como uma solução completa para empresas que buscam eficiência, organização e produtividade. Com ela, sua empresa estará equipada para enfrentar os desafios da gestão de processos e alcançar novos patamares de excelência.

Seja no setor jurídico ou contábil, a BeePlus pode ser a parceira que você precisa para transformar sua gestão e garantir resultados extraordinários. Fale com a nossa equipe através deste link.