Considerado um sistema de organização revolucionário, o Kanban tem sido capaz de auxiliar equipes de empresas dos mais diferentes setores a produzirem com maior rapidez e eficiência. Ele funciona como um mapa que guia o seu time no caminho certo identificando claramente o que precisa ser feito e em qual etapa cada atividade se encontra.

No ritmo acelerado do mundo corporativo atual, onde a agilidade e flexibilidade são praticamente obrigatórias, o Kanban se tornou uma peça chave. Com ele, é possível obter uma visão panorâmica do trabalho que está em andamento, permitindo ajustes imediatos e assertivos, evitando que algo se perca ou fique parado no meio do caminho.

Descubra no artigo de hoje como o método Kanban pode trazer mais clareza e foco para a rotina da sua equipe, ajudando a alcançar melhores resultados para a sua empresa em menos tempo.

Kanban: o que é e para que serve?

O Kanban nada mais é do que um método visual de gestão no qual os processos sequenciais de tarefas são organizados de maneira exposta. As equipes conseguem acompanhar o progresso de suas atividades em tempo real por meio de cartões que representam as etapas desses processos.

Cada cartão é movido entre colunas que indicam os diferentes estágios do trabalho, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”, facilitando a identificação de gargalos e permitindo ajustes rápidos nas prioridades ao promover um ritmo constante e eficiente de entregas.

De fato, o principal objetivo do método Kanban é otimizar a produtividade. Ele ajuda as equipes a gerenciarem o seu trabalho de forma mais organizada, tornando visíveis e acessíveis as etapas do processo. É como ter um radar que consegue detectar os obstáculos antes de eles virarem problemas, mantendo o fluxo de trabalho sempre em movimento.

Por meio do Kanban, o tempo de execução de uma ou mais tarefas é reduzido e a qualidade dos resultados melhora, garantindo que o planejamento seja mais responsivo capaz de se adaptar às demandas com maior precisão e rapidez.

Origem do Kanban: Quando e como surgiu

O Kanban tem suas raízes na indústria automotiva, porém com o passar dos anos a sua aplicação se expandiu para outros setores, tornando-se um método valioso que aumenta a produtividade e organiza processos em diferentes tipos de empresas.

De como surgiu para o que é hoje

O Kanban nasceu no Japão, na década de 1940, dentro das fábricas da Toyota. Idealizado pelo engenheiro Taiichi Ohno, esse sistema foi inicialmente utilizado para controlar o fluxo de materiais na produção, indicando por meio de cartões quando os itens deveriam ser reabastecidos para assim evitar o excesso de estoque. Esse processo visava basicamente otimizar o ciclo de produção e reduzir custos operacionais.

Com o tempo, o Kanban foi adaptado para outros setores, como o desenvolvimento de software, por exemplo. Nos anos 2000, David J. Anderson reformulou a ideia de Taiichi para aplicá-la ao contexto da tecnologia e serviços, criando a versão moderna do método que conhecemos hoje.

Essa adaptação fez com que o sistema Kanban se tornasse uma ferramenta poderosa para as equipes, ajudando a visualizar o fluxo de trabalho e a melhorar a colaboração.

Qual é a diferença entre Scrum e Kanban?

É provável que, além de ouvir falar sobre o Kanban, você também já tenha se deparado com o termo Scrum, mas saiba que eles não possuem o mesmo significado. Os dois são ferramentas diferentes, embora façam parte da mesma metodologia ágil.

Mas, afinal, o que exatamente é a metodologia ágil? Em resumo, é uma abordagem de gestão de projetos que prioriza a colaboração contínua e entregas rápidas e frequentes.

O seu objetivo é adaptar-se rapidamente às mudanças, garantindo que os processos acompanhem as necessidades dos clientes e os desafios do mercado. Ou seja, tanto o método Kanban quanto o Scrum são maneiras de colocar os princípios dessa metodologia em prática, porém eles têm formas distintas de funcionar.

Scrum:

Na verdade, o Scrum é um framework mais estruturado, com papéis bem definidos, como Scrum Master e Product Owner, e ciclos de trabalho organizados em sprints, que são períodos de tempo fixos para completar tarefas.

Método Kanban:

Já o método Kanban é visual e bem mais flexível, permitindo que você visualize as tarefas em andamento e as organize em um fluxo constante de forma mais transparente, sem a necessidade de ciclos fixos. Ele foca na limitação do trabalho em andamento (WIP) e na identificação de obstáculos, permitindo ajustes conforme a equipe avança.

Tipos de Kanban:

Dependendo das necessidades e do contexto de cada equipe ou processo, o método Kanban pode ser adotado de várias formas. Existem três principais modelos de Kanban: o Kanban de Produção, o Kanban de Movimentação e o E-Kanban. Apesar das diferenças, o objetivo de todos é o mesmo: organizar e controlar o fluxo de trabalho de maneira eficiente.

Kanban de Produção:

No Kanban de Produção, o sistema de organização visual é estruturado em três colunas principais: “Para Fazer” (To Do), “Fazendo” (Doing) e “Feito” (Done). Esse formato facilita a visualização do andamento das atividades e ajuda a controlar o progresso.

No quadro de Kanban, informações essenciais sobre a tarefa, como o que precisa ser realizado, o prazo de conclusão e o responsável pela execução são identificadas em cartões coloridos para melhorar a visualização, deste modo, indicando a situação da tarefa ou o segmento responsável, proporcionando uma leitura rápida do fluxo.

À medida que as atividades são iniciadas, os cartões são movidos de uma coluna para a outra, seguindo o progresso até a sua finalização. Essa movimentação permite que todos na equipe acompanhem facilmente o que está em andamento e o que já foi concluído. Quando há espaço disponível em uma das colunas, uma nova tarefa pode ser “puxada” da linha de produção, permitindo que o fluxo continue sem interrupções.

Kanban de Movimentação:

O Kanban de Movimentação, por sua vez, foca em controlar o transporte de materiais ou produtos entre as diferentes etapas de um processo de produção. Aqui, os cartões são usados para rastrear o movimento físico dos itens, garantindo que sejam transferidos sem desordem e no momento certo, evitando atrasos no fluxo.

Esse sistema é útil especialmente quando existem múltiplas etapas ou setores trabalhando em conjunto, pois evita o risco de movimentações desnecessárias ou excessivas que podem desperdiçar tempo e recursos. Conforme os itens são transportados de uma área para outra, os cartões Kanban são atualizados para refletir a posição e a localização de cada item.

E-Kanban:

Por fim, o E-Kanban é a versão digital do método tradicional, que utiliza ferramentas online para gerenciar e monitorar o fluxo de trabalho. Ao invés de cartões físicos, o E-Kanban conta com sistemas de software que automatizam o controle, proporcionando uma visão em tempo real e permitindo integração com outros sistemas de gestão.

Essa abordagem é ideal para empresas que buscam aproveitar as tecnologias disponíveis a fim de aprimorar seus processos, reduzir erros humanos e melhorar a comunicação entre as equipes.

Vantagens de adotar o Kanban:

Adotar o método Kanban traz uma série de vantagens que podem transformar o modo como a sua equipe trabalha. Aqui estão as principais:

Otimização de tempo:

O método Kanban é um grande aliado quando o assunto é otimização de tempo. Ele ajuda a melhorar a fluidez dos processos e permite que as tarefas sejam executadas sem interrupções.

Isso significa menos tempo perdido com atividades mal organizadas ou mal alocadas, e mais tempo dedicado ao que realmente importa. Além disso, o Kanban oferece uma visão clara das prioridades, o que facilita a gestão do tempo e permite entregar os resultados de maneira rápida e eficiente.

Redução de custos:

O sistema contribui e muito para a redução de custos operacionais, pois otimiza o trabalho e evita desperdícios ao identificar gargalos e ineficiências, assim possibilitando com que as equipes ajam de forma proativa para eliminar problemas antes que eles resultem em custos extras.

Além disso, ao evitar o retrabalho e melhorar a comunicação, ele ajuda a minimizar erros e mal-entendidos que poderiam levar a desperdícios de tempo e recursos. Com uma gestão mais eficiente, os custos operacionais são mantidos sob controle, garantindo mais economia para a empresa.

Visibilidade do fluxo de trabalho:

A visibilidade permite que todos os membros da equipe tenham uma ampla visão de todas as tarefas em andamento. Por meio dos cartões Kanban, cada etapa do processo fica exposta, facilitando o acompanhamento constante do progresso. Com esse sistema, não há surpresas ou tarefas esquecidas; tudo está ali, organizado e acessível, promovendo uma gestão de trabalho mais tranquila e eficiente.

Flexibilidade:

O método Kanban se destaca pela sua flexibilidade, já que diferente de outros métodos mais rígidos, ele não exige um conjunto fixo de regras ou papéis. Isso significa que sua equipe pode ajustar o sistema de acordo com as necessidades do projeto ou do ambiente de trabalho. Ou seja, o Kanban se adapta ao seu estilo de trabalho, sem a necessidade de fazer mudanças drásticas nos processos existentes.

Controle do trabalho em andamento (WIP):

Uma das funções principais do método Kanban é o controle do trabalho em andamento (WIP), no qual limita a quantidade de tarefas a serem realizadas ao mesmo tempo. Isso ajuda a evitar sobrecarga nas equipes e garante que o foco esteja nas atividades mais importantes.

Ao limitar o WIP, o sistema assegura que as equipes possam se concentrar em concluir as atividades antes de assumir novas, evitando interrupções e garantindo que o trabalho seja entregue com mais qualidade e no tempo certo.

Quadro Físico ou Kanban Online: Qual escolher?

Quando se trata de escolher entre um quadro Kanban físico e um online, a decisão vai depender das necessidades da equipe, mas já adianto que o Kanban online oferece uma série de benefícios que tornam o trabalho mais fluido e eficiente.

Com o quadro físico, você ainda vai depender de post-its ou cartões que precisam ser movidos manualmente entre as colunas. Embora essa solução seja simples e muito visual, ela possui suas limitações. Por exemplo, não há uma atualização em tempo real, e quando se trata de colaborar à distância, as coisas podem ficar bem complicadas.

Como se isso já não bastasse, em equipes maiores, pode ser um desafio garantir que todos estejam acompanhando o mesmo quadro de forma organizada, especialmente em ambientes de trabalho híbridos ou remotos.

Por outro lado, o Kanban online facilita essa colaboração, pois todos podem acessar e atualizar o quadro simultaneamente, de qualquer lugar. Isso significa que as informações estão sempre atualizadas em tempo real, sem o risco de alguém perder uma atualização importante.

As ferramentas online também permitem a integração com outras plataformas, como ferramentas de comunicação, calendários e até mesmo softwares de gestão de projetos. Outra grande vantagem é a capacidade de personalizar os quadros, definir alertas e monitorar o progresso de maneira automatizada, tornando o processo ainda mais eficiente.

Método Kanban na prática: Como funciona?

Para ilustrar melhor, imagine que a equipe de um escritório de advocacia esteja lidando com diversos processos judiciais simultaneamente, como a análise de documentos, preparação de defesas e o acompanhamento de prazos.

Ao usar um software de gestão, por exemplo, cada caso pode ser representado por um cartão digital, facilitando a visualização das etapas do processo.

Todos os advogados e assistentes conseguem acessar o quadro online em tempo real, visualizando a situação de cada caso e identificando rapidamente quais tarefas precisam de atenção, como a revisão de um documento ou a entrega de uma petição.

Além disso, um software Kanban permite uma gestão mais eficiente da carga de trabalho, com a possibilidade de limitar o número de casos em andamento simultaneamente, evitando sobrecarga e garantindo que cada demanda receba a devida atenção.

Caso algum processo fique parado por muito tempo em uma etapa, como a revisão de documentos, o software alerta a equipe sobre o gargalo, facilitando a identificação de problemas e permitindo ajustes rápidos, como alocar mais recursos para a tarefa.

A utilização de um sistema online proporciona maior agilidade, acompanhamento em tempo real e colaboração contínua, melhorando a produtividade e a organização no escritório.

Passo a passo para aplicar o método Kanban na sua empresa

Implementar o método Kanban na sua empresa pode parecer um desafio no começo, mas, com alguns passos bem definidos e a adaptação da equipe, você verá que ele pode transformar a forma como todos trabalham, tornando os processos muito mais claros e eficientes.

 Aqui está um guia simples para te ajudar a aplicar o Kanban com sucesso:

1 Direcione a sua equipe: O primeiro passo é garantir que todos na equipe compreendam o que é o Kanban e como ele pode melhorar o fluxo de trabalho. Invista em treinamentos e converse sobre como o método será aplicado no dia a dia, para que todos entendam os benefícios e a importância de seguir esse novo modelo.

2 Faça um diagnóstico: Antes de começar, é importante realizar um diagnóstico do processo atual da empresa. Identifique as áreas que precisam de melhorias e os principais desafios que a equipe enfrenta na rotina.

3 Mapeie as demandas: Agora é a hora de mapear todas as tarefas que precisam ser feitas, categorizando-as de acordo com a prioridade e etapa do processo. Isso vai permitir que você visualize claramente como as tarefas fluem de uma fase para a outra, ajudando a manter o trabalho organizado e sem atropelos.

4 Defina as prioridades: Estabeleça as prioridades das tarefas. Com o Kanban, é importante saber o que deve ser feito primeiro e garantir que as atividades mais urgentes ou relevantes sejam atendidas, evitando assim que a equipe fique sobrecarregada ou se perca em tarefas menos urgentes.

5 Utilize métricas: Para garantir a eficácia do processo, utilize métricas que ajudem a medir o desempenho do fluxo de trabalho. Avalie o tempo de execução das tarefas e o progresso geral. Isso facilita a identificação de gargalos e permite que ajustes sejam feitos quando necessário.

6 Faça monitoramento constante: O Kanban exige acompanhamento contínuo para garantir que as tarefas estejam sendo realizadas conforme o planejado. Monitore as atividades em tempo real, identifique bloqueios e tome ações corretivas para melhorar a eficiência e manter o fluxo de trabalho ágil e produtivo.

Seguindo esses passos, sua empresa pode implementar o método Kanban de maneira eficaz, melhorando a organização, produtividade e eficiência no gerenciamento de tarefas e projetos.

Saiba como implementar o método Kanban com a BeePlus

Até aqui, você entendeu o conceito do método Kanban e como ele pode ser implementado na sua empresa para organizar e otimizar o fluxo de trabalho. 

Portanto, se você está buscando uma solução ágil e adaptável para sua empresa, a Beeplus é uma plataforma online poderosa, que integra o método Kanban de forma simples ao seu processo de gestão, auxiliando a sua equipe a alcançar resultados ainda mais eficazes em menos tempo.

Empresas de advocacia, contabilidade e prestação de serviços de um modo geral estão se beneficiando da solução Beeplus, criando um ambiente colaborativo, adaptável e focado em entregas de alta qualidade.

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