De repente, você se viu liderando um time remoto, sem ter realmente planejado ou se preparado para isso. Não se preocupe! Um estudo do Censo Americano, publicado pela Computerworld, revelou que, entre 2005 e 2017, o trabalho remoto aumentou quase 160%. Embora essa nova realidade de trabalho possa parecer desafiadora no início, muitas empresas já adotam o trabalho remoto há bastante tempo, e podemos compartilhar algumas boas práticas para tornar o home office mais eficiente.

Normalmente, surgem algumas preocupações importantes: como coordenar o trabalho com um time distribuído? Como manter a interação social sem o ambiente físico do escritório? E qual será o impacto para as pessoas?

A agilidade, especialmente o Scrum, que tradicionalmente sugere que os times trabalhem juntos no mesmo local, pode ser adaptada para o contexto remoto. Com algumas ferramentas e acordos entre o time, tudo pode fluir tão bem quanto antes – ou até melhor, em termos de produtividade.

Recentemente, em uma edição do Agile Beer, levantamos esse debate e recebemos muitos feedbacks de profissionais de empresas espalhadas pelo mundo. Organizamos essas sugestões e compilamos boas práticas para ajudar você a lidar com essa nova realidade. Nem todas precisam ser implementadas, claro. Escolha e adapte as soluções que mais funcionam para o seu time.

1. Faça Reuniões Virtuais, mas Limite a Quantidade

Uma das maiores queixas de quem trabalha remotamente é o aumento no número de reuniões. Algumas reuniões que eram presenciais agora aparecem diretamente no seu desktop. Marcar reuniões ficou mais fácil, já que não precisamos reservar uma sala, preparar recursos audiovisuais ou providenciar café. Mas o excesso de reuniões pode cansar a equipe e afetar a produtividade.

Combine com seu time o que realmente exige uma reunião. Estabeleça limites de duração e, se possível, defina um dia ou período específico para reuniões que não estão previstas no processo de trabalho. Isso ajudará a manter o foco.

2. Estabeleça um Horário Confortável e Comum

Trabalhar de casa pode alterar tanto a rotina individual quanto a familiar. Cada casa tem suas demandas, e nem sempre o horário que funciona para você funcionará para todos do time.

Uma boa prática é definir um horário comum em que todos estejam disponíveis para trabalhar e trocar informações. Defina intervalos apropriados para refeições, respeitando a diversidade de rotinas domésticas. Isso ajudará a reduzir a ansiedade e permitirá que todos organizem suas vidas com mais tranquilidade.

3. Crie Ambientes Comuns

Algumas empresas fazem com que seus colaboradores fiquem conectados o dia todo, mas isso pode gerar desconfiança e a sensação de controle excessivo. Em vez disso, experimente criar ambientes comuns para trabalho e descompressão, como:

• Salas virtuais de trabalho: um espaço onde as pessoas podem se conectar voluntariamente quando acharem necessário.
• Reuniões diárias curtas, como no Scrum, em uma sala virtual para coordenar esforços e manter a comunicação fluida.
• Salas de café virtuais: onde os membros da equipe podem se conectar para relaxar e ter conversas informais, como no ambiente físico de trabalho.

4. Forneça os Equipamentos e Ferramentas Necessários

Nem todos no seu time possuem os recursos adequados para trabalhar de casa. Algumas pessoas podem precisar de uma cadeira melhor, uma câmera ou uma conexão de internet mais rápida. Verifique o que falta e providencie o que for possível. O custo de manutenção de um escritório físico diminuiu para muitas empresas, permitindo maior apoio aos colaboradores.

Além disso, ferramentas como o ScrumHalf podem ser extremamente úteis. Elas oferecem funcionalidades como Backlog, Quadro Kanban Virtual, salas de chat para interação da equipe, e outros recursos para reuniões de Revisão e Retrospectiva. O trabalho remoto exige maior documentação das decisões, e ferramentas assim facilitam muito a vida do time.

5. Atenção à Documentação

A interação no time remoto pode ser mais caótica. Como as pessoas não estão sempre disponíveis ao mesmo tempo, a falta de alguma informação pode se tornar um impedimento. Por isso, dê mais atenção à documentação. Pense no que seus colegas precisariam saber se estivessem lidando com a tarefa em que você está trabalhando. Se a informação já está registrada, indique onde. Se não, faça o registro necessário.

6. Priorize Histórias Técnicas

Se possível, durante a fase inicial do trabalho remoto, priorize histórias técnicas. Essas tarefas demandam menos interação com o cliente e podem ajudar o time a ganhar confiança nesse novo modelo de trabalho. Isso também pode ser útil enquanto sua equipe se adapta ao home office.

7. Esteja Presente para o seu Time

Certifique-se de que seu time saiba que você está disponível para ajudar. Combine que, em caso de emergência, eles podem entrar em contato, mesmo fora do horário acordado.

Se necessário, crie um código de cores para determinar a urgência de uma chamada. Por exemplo:

• Verde: chamada livre.
• Amarelo: somente se houver impacto significativo no resultado.
• Vermelho: apenas para emergências.

É importante que todos saibam que têm suporte e que o isolamento físico não significa que estão por conta própria.

Conclusão

A realidade atual exige resiliência e criatividade. Mais do que manter a produtividade, devemos promover o bem-estar do time. Momentos de dificuldade podem revelar grandes oportunidades. Use esse momento para melhorar a qualidade de vida no trabalho, mesmo de forma remota. Seu apoio pode fazer toda a diferença.

E você? Já está trabalhando remotamente? Quais práticas você utiliza para tornar o home office mais agradável? Compartilhe conosco nos comentários!